مطلوب موظف / موظفة اداري

مسؤوليات إدارة المكاتب (جميع أعمال المكتب) [email protected]

إدارة المكاتب العامة
الإشراف على العمليات المكتبية اليومية وضمان نظافة وترتيب وصيانة مكان العمل.
إدارة مخزون اللوازم المكتبية وطلبها عند الحاجة.
ضمان التشغيل السليم لمعدات المكتب (الطابعات، الهواتف، الإنترنت، إلخ).

الدعم الإداري
الرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات باحترافية.
جدولة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
إعداد وحفظ الوثائق والتقارير والمذكرات والسجلات.
صيانة أنظمة الملفات، الإلكترونية والورقية.

إدخال البيانات وحفظ السجلات
إدخال البيانات وتحديثها في الأنظمة الداخلية (مثل قواعد البيانات وجداول البيانات).
الحفاظ على سجلات دقيقة ومنظمة لأنشطة الأعمال.
إعداد التقارير حسب متطلبات الإدارة.

التواصل والتنسيق
العمل كحلقة وصل بين الإدارة والموظفين والعملاء والموردين.
التنسيق مع الإدارات الأخرى لضمان سلاسة سير العمل وتبادل المعلومات.
المساعدة في استيعاب الموظفين الجدد وتنسيق جداول عملهم.

الدعم المالي ودعم الفواتير
المساعدة في إدارة المصروفات النثرية وتتبع النفقات اليومية.
الدعم في إعداد الفواتير، وإعداد الفواتير، ومتابعة العملاء.
المساعدة في الاحتفاظ بسجلات المحاسبة الأساسية عند الحاجة.

الامتثال والتوثيق
التأكد من تحديث جميع المستندات والتراخيص والاتفاقيات وحفظها بشكل صحيح.
التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية تامة.

دعم الفعاليات والاجتماعات
المساعدة في تنظيم فعاليات الشركة، والاجتماعات الداخلية، وزيارات العملاء.
إعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات، وتوزيعها.
استكشاف الأخطاء وإصلاحها.
التأكد من النسخ الاحتياطي للبيانات والملفات المهمة وفقًا لسياسة المكتب.